Google drive – Creazione, pubblicazione e condivisione di moduli

Selezionando il pulsante  Crea (Create) dalla barra sulla parte sinistra della finestra principale del Google Drive, si apre un menù con una lista di documenti che è possibile aprire.

Figura 94 – Menù Crea

Dal menù Crea (Create), occorre scegliere Modulo (Form). Si apre una nuova scheda con il nuovo Modulo senza titolo (Untitled form).

È possibile tornare nella finestra principale del Google Drive con un clic sull’icona  Apri Google Drive (Open Google Drive).

Dopo aver selezionato Modulo (Form) dal menù Crea (Create), nella nuova scheda Modulo senza titolo (Untitled form) si apre la finestra per Scegliere titolo e tema (Choose title and theme). Occorre iscriverci un Titolo (Title) e scegliere un Tema (Theme). La scelta va confermata con un clic sul pulsante OK (OK).

Figura 95 – Finestra Scegli titolo e tema

Per disattivare l’apparizione della finestra Scegli titolo e tema (Choose title and theme) quando viene creato un nuovo modulo, occorre rimuovere la spunta accanto all’opzione Mostra per i nuovi moduli (Show for new forms) con il pulsante sinistro del mouse.

È possibile cambiare il titolo del modulo anche successivamente, con un clic sulla casella  Modulo senza titolo (Untitled form), e anche il Tema (Theme) con un clic sul pulsante Tema (Theme).

Figura 96 – Scheda Modulo senza titolo

Con un clic sull’icona  Aggiungi a Speciali (Star) accanto al titolo del modulo, è possibile sottolineare l’importanza del modulo con l’inserimento di una stella. Nella finestra principale del Google Drive (Google drive), accanto al titolo del documento apparirà anche una stella. Per rimuovere la stella, occorre fare un clic singolo sul simbolo .

Il documento può essere salvato selezionando il comando Sposta nella cartella (Move to folder) dal  menù File (File). Si apre la finestra Sposta in (Move to), in cui occorre:

• selezionare la cartella desiderata per salvare il nuovo documento con un clic sinistro, oppure

Figura 97 – Finestra Sposta in

• Creare nuova cartella (Create new folder) – si apre la finestra Nuova cartella (New folder), in cui è possibile assegnare un titolo alla cartella, e la creazione va confermata con un clic sul pulsante Crea (Create).

Figura 98 – Finestra Nuova cartella

Il comando per spostare il documento nella cartella selezionata va confermato con un clic sul pulsante Sposta (Move).

Sotto il titolo del modulo si trova la barra dei menù: File (File), Modifica (Edit), Visualizza (View), Inserisci (Insert), Risposte (Responses), Strumenti (Tools) e Guida (Help).

Figura 99 – Barra dei menù

Dopo che il modulo è salvato, accanto alla barra dei menù apparirà l’informazione della posizione attuale del salvataggio del modulo o del momento dell’ultima modifica e del numero di persone che stanno guardando il modulo in quel momento.

Tramite il menù File (File), è possibile:

• Aggiungere collaboratori (Add collaborators) – si apre la finestra Impostazioni di condivisione (Sharing settings) in cui è possibile copiare un Link da condividere (accessibile solo per i collaboratori) (Link to share (only accessible by collaborators)) e in questa maniera rendere il modulo accessibile ai collaboratori, Condividere il link tramite (Share link via) uno dei servizi offerti, oppure determinare Chi ha accesso (Who has access),
• Inviare modulo (Send form) – si apre la finestra Invia modulo (Send form) tramite cui è possibile copiare un Link da condividere (Link to share), Condividere il link tramite (Share link via) uno dei servizi offerti, oppure Inviare il modulo via email (Send form via email).
• aprire un documento Nuovo (New) o esistente Apri (Open)
• Rinominare (Rename) o Creare una copia (Make a copy) del modulo esistente
• Spostare nella cartella (Move to folder)
• Scaricare il formato del documento come (Download as) un modulo con Valori separati da virgola (Comma Separated Values)
• con il comando Incorpora (Embed) – aprire la finestra Incorpora modulo (Embed form), tramite cui è possibile copiare un codice necessario per Incollare HTML da incorporare nel sito web (Paste HTML to embed in website) e scegliere le Dimensioni personalizzate (Custom size).
• Inviare il documento tramite email ai collaboratori (Email collaborators) o
• Stampare (Print) il documento.

Figura 100 – Menù File

Tramite il menù Modifica (Edit), è possibile:

• Annullare (Undo) o Ripetere (Redo) l’azione precedente

Figura 101 – Menù Modifica

Usando il menù Visualizza (View), è possibile:

• visualizzare il Modulo pubblicato (Live form) in una nuova scheda del navigatore Internet,
• Selezionare un tema (Choose theme),
• selezionando Controlli compatti (Compact controls), nascondere tutti i controlli tranne la barra dei menù. Controlli compatti (Compact controls) possono essere attivati anche con un clic sul pulsante Nascondi i menù (Hide the menus) o disattivati con un clic sul pulsante Mostra i menù (Show the menus)
• visualizzare il documento a Schermo intero (Full screen) – tutti i controlli saranno nascosti. Per visualizzare i controlli, occorre premere il tasto Esc.

Figura 102 – Menù Visualizza

Usando il menù Inerisci (Insert), è possibile inserire:

• una visualizzazione di risposte Di base (Basic): Testo (Text), Testo del paragrafo (Paragraph text), Scelta multipla  (Multiple choices), Caselle di controllo (Checkboxes) o Scegli da un elenco (Choose from a list),
• una visualizzazione di risposte Avanzata (Advanced): Scala (Scale), Griglia (Grid), Data (Date), Ora (Time) o
• modificare il Layout (Layout) tramite l’inserzione di: un’Intestazione della sezione (Section header), un’Interruzione di pagina (Page break), un’Immagine (Image) o un Video (Video).

Figura 103 – Menù Inserisci

Usando il menù Risposte (Responses), è possibile:

• Chiudere il modulo disattivando l’opzione Accetta risposte (Accepting responses)
• vedere il Riepilogo delle risposte (Summary of responses)  – si apre una nuova scheda del navigatore Internet, in cui le risposte sono visualizzate in forma grafica e in forma di percentuale
• Visualizzare le risposte (View responses) – si apre una nuova scheda del navigatore Internet, in cui le risposte sono visualizzate in un foglio di lavoro
• Scegliere la destinazione delle risposte (Change response destination)
• Scollegare il modulo (Unlink form) – selezionando questa opzione si interrompe il collegamento tra il modulo e il foglio di lavoro attuale (le risposte esistenti ci rimangono, ma quelle nuove non saranno salvate nel foglio)
• Ottenere URL precompilato (Get pre-filled URL) – se si vuole inviare agli intervistati un modulo con alcune caselle compilate, selezionando questa opzione si apre un modulo in una nuova scheda del navigatore Internet, che occorre compilare prima dell’invio, schiacciare il pulsante Invia (Send) e copiare il link URL
• Eliminare tutte le risposte (Delete all responses) – per cancellare tutte le risposte dal foglio di lavoro

Accanto al titolo del menù Risposte (Responses), tra parentesi appare il numero di risposte al modulo.

Figura 104 – Menù Riposte

 Tramite il menù Strumenti (Tools), è possibile aprire:

• Gestione script (Script manager)
• Editor di script (Script editor)

 

Figura 105 – Menù Strumenti

Usando gli script, è possibile arricchire i Moduli (Forms) con nuove funzioni ed esercitazioni.

Tramite il menù Guida (Help), è possibile cercare: Guida di Moduli (Forms help), accedere al Forum degli utenti (User Forum) o al Google+ Community (Google+ Community), Segnalare un  problema (Report an issue),  controllare le Novità (What’s new), oppure vedere la lista di Scorciatoie da tastiera (Keyboard shortcuts).

Figura 106 – Menù Guida

 

Sotto la barra dei menù si trova la barra degli strumenti, che contiene gli strumenti comuni  per la formattazione di testo.

Figura 107 – Barra degli strumenti

Stampa (Print) – con un clic sull’icona, si apre la finestra Stampa (Print), in cui si sceglie la stampante da usare, si determina il numero di copie, si impostano le margini ecc.

Annulla (Undo) – per annullare l’azione precedente

Ripeti (Redo) – per ripetere l’azione precedente

Tema (Theme) – mostra il tema attualmente selezionata. Con un clic sull’icona, si apre la finestra Scegli tema (Choose theme), in cui è possibile scegliere un tema desiderato.

Modifica la destinazione delle risposte (Choose response destination) – con un clic sull’icona viene determinato dove saranno salvate le risposte al modulo. Se la destinazione è già stata impostata, questo pulsante non sarà disponibile.

Visualizza risposte (View responses) – con un clic sull’icona si apre una nuova scheda nel navigatore Internet, in cui le risposte sono visualizzate in forma di un foglio di lavoro. Nella prima colonna appare l’ora della consegna del modulo, e nella seconda la risposta. Questa opzione sarà disponibile se è stata determinata la destinazione delle risposte.

Accetta risposte (Accepting responses) – se questa opzione è disattivata, le risposte non saranno più registrate.

Mostra modulo online (View live form) – con un clic sull’icona, si apre in una nuova scheda del navigatore Internet la versione finale del modulo, che sarà visualizzata dagli intervistati.

COMPILAZIONE E CONDIVISONE DEL MODULO

Dopo l’iscrizione del titolo e la scelta del tema, occorre compilare il modulo, cioè iscriverci:

• Descrizione modulo (Form Description) – una descrizione breve del modulo
• Titolo della domanda (Question Title)
• Testo della guida (Help Text) – una spiegazione della domanda
• scegliere un Tipo di domanda (Question Type) – con un clic su Scelta multipla (Multiple choice) si apre un menù contestuale da cui è possibile scegliere un modo per rispondere alla domanda:
  • Testo (Text) – per l’iscrizione di un testo breve,
  • Testo del paragrafo (Paragraph text) – per l’iscrizione di un testo più lungo,
  • Scelta multipla (Multiple choice) – per rispondere a una delle domande offerte con la possibilità del trasferimento a un’altra pagina. Selezionando Vai alla pagina in base alla riposta (Go to page based on the answer), si fa apparire il pulsante Continua e vai alla pagina successiva (Continue to next page) accanto alle risposte offerte .
    Con un clic su  Continua e vai alla pagina successiva (Continue to next page), si apre un menù contestuale in cui è possibile scegliere il passo successivo alla scelta di una risposta offerta: Continua e vai alla pagina successiva  (Continue to next page), Vai alla pagina 1 (Go to page 1), oppure Invia modulo (Submit form).

Figura 108 – Menù contestuale Continua e vai alla pagina successiva

• Caselle di controllo (Checkboxes) – per scegliere una delle risposte offerte,
• Scegli da un elenco (Choose from a list) – per scegliere una delle risposte offerte da un elenco con la possibilità del trasferimento a un’altra pagina,
• Scala (Scale) – per scegliere da una scala. È possibile definire il significato del limite sinistro (0 o 1) e destro (da 5 a 10) della scala, ad es. 0=Mai, 5=Sempre
• Griglia (Grid),
• Data (Date) –  per l’iscrizione della data o,
• Ora (Time) – per l’iscrizione  dell’ora.

Figura 109 – Menù contestuale Scelta multipla

• Se viene attivata l’opzione Domanda obbligatoria (Required question) accanto alla domanda, non sarà possibile inviare il modulo prima di rispondere alle domande obbligatorie, marcate con il segno .
• Con un clic sul pulsante  Fine (Done), diventa possibile visualizzare il modulo finito. Con un altro clic sul modulo, si torna nella modalità per la formattazione del modulo.
• Con un clic sul pulsante  Modifica (Edit), è possibile modificare una domanda.
• Con un clic sul pulsante  Duplica (Duplicate), è possibile duplicare un tipo di domanda.
• Con un clic sul pulsante Elimina (Erase), si elimina una domanda dal modulo.
• Con un clic sul pulsante Aggiungi elemento (Add item), si apre il menù contestuale per l’aggiunta di nuovi elementi nel modulo. In questo modo diventa possibile porre più domande in un unico modulo.

Figura 110 – Menù contestuale Aggiungi elemento

 

Dopo la formattazione del modulo, occorre modificare il contenuto della Pagina di conferma  (Confirmation Page), che appare dopo che un intervistato risponde alle domande.

Figura 112 – Pagina di conferma  

Nella Pagina di conferma (Confirmation Page) è possibile:

• iscrivere un Messaggio di conferma personalizzato (Custom confirmation message) ad es. La tua risposta è stata registrata! o Grazie per la tua partecipazione!, o qualcosa di simile.
• Mostra link per inviare un’altra risposta (Show link to submit another response)
• Pubblica e mostra a tutti gli intervistati un link ai risultati del modulo (Publish and show a link to the results of this form to all respondents)
• Consenti a chi risponde di modificare le risposte dopo che sono state inviate (Allow responders to edit responses after submitting)
• Con un clic sul pulsante  Invia modulo (Send form), si apre la finestra Invia modulo (Send form), in cui viene impostato il tipo di accesso al modulo tramite un Link da condividere (Link to share):
  • Condividi link tramite (Share link via) – i servizi Google+, Facebook o Twitter
  • Invia il modulo via email (Send link via email) – occorre iscrivere nella casella appropriata gli indirizzi email su cui si vuole inviare il link. Se viene scelto questo tipo d’invio, è possibile Includere modulo nell’email (Include form in email) – non è consigliato per motivi di chiarezza, Inviarmi una copia (Send me a copy) – inviare una copia del messaggio email al mittente, o Personalizzare messaggio e oggetto (Costumize message and subject).

Figura 114 – Finestra Invia modulo

Con un clic sul pulsante Fine (Done), si apre la finestra Modifica la destinazione delle risposte (Choose response destination), in cui è possibile impostare il modo in cui le risposte saranno salvate. Questo tipo di salvataggio delle risposte rende possibile di analizzarle senza influenzare le risposte originarie. Le risposte possono essere salvate in:

• un Nuovo foglio di lavoro (New spreadsheet) – è possibile impostare di Creare sempre un nuovo foglio di lavoro per tutti i nuovi moduli (Always create new spreadsheet). È possibile cambiare il titolo del foglio di lavoro delle risposte con un clic sinistro sul titolo attuale e iscrivendo un nuovo titolo.
• un Nuovo foglio in foglio di lavoro esistente (New sheet in an existing spreadsheet). Occorre schiacciare il pulsante Scegli per aprire la finestra Scegli un foglio di lavoro in cui Google copierà le risposte al tuo modulo (Choose a spreadsheet where we’ll copy responses to your form), in cui bisogna trovare un foglio di lavoro esistente. Questa opzione è utile se ad es. esiste un foglio di lavoro in cui vengono salvate le risposte a più moduli diversi.

Con un clic sul pulsante  Crea (Create), si conferma la scelta e si crea un nuovo foglio di lavoro o un nuovo foglio all’interno del foglio di lavoro esistente.

Figura 115 – Finestra Modifica la destinazione delle risposte

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Autrice: Melani Max

Traduzione: Tihana Filipčić