Google drive – Creazione, pubblicazione e condivisione di fogli di lavoro

 

Manuale “Google drive” – versione per la stampa

 

Dal menù Crea (Create) occorre selezionare Foglio di lavoro (Spreadsheet). Si apre una nuova scheda con il nuovo Foglio di lavoro senza titolo (Untitled spreadsheet).

Figura 65 – Menù Crea

È possibile tornare nella finestra principale del Google Drive con un clic sull’icona Apri Google Drive (Open Google Drive), che appare se si posiziona il cursore del mouse accanto al nome del documento.

 

Figura 66 – Scheda Foglio di lavoro senza titolo

 

CAMBIO DEL NOME E SALVATAGGIO DEL FOGLIO DI LAVORO

Con un clic sinistro sul nome Foglio di lavoro senza titolo (Untitled spreadsheet), si apre la finestra Rinomina foglio di lavoro (Rename spreadsheet), tramite cui è possibile rinominare il foglio di lavoro. Il comando va confermato con un clic sul pulsante OK (OK).

Figura 67 – Finestra Rinomina foglio di lavoro

Con un clic sull’icona Aggiungi a Speciali (Star) accanto al nome del documento, è possibile sottolineare l’importanza del documento con l’inserimento di una stella. Nella finestra principale del Google Drive (Google drive), accanto al titolo del documento apparirà anche la stella. Per rimuovere la stella, occorre fare un clic singolo sul simbolo .

Il foglio di lavoro può essere salvato selezionando il comando Sposta nella cartella (Move to folder) dal menù File (File). Si apre la finestra Sposta in (Move to), in cui occorre:

• selezionare la cartella desiderata per salvare il nuovo documento con un clic sinistro, oppure

Figura 68 – Finestra Sposta in

 

• Creare nuova cartella (Create new folder) – si apre la finestra Nuova cartella (New folder), in cui è possibile assegnare un titolo alla cartella, e la creazione va confermata con un clic sul pulsante Crea (Create).

Figura 69 – Finestra Nuova cartella

Il comando per spostare il documento nella cartella selezionata va confermato con un clic sul pulsante Sposta (Move).

 

Sotto il titolo del documento si trova la barra dei menù: File (File), Modifica (Edit), Visualizza (View), Inserisci (Insert), Formato (Format), Dati (Data), Strumenti (Tools) e Guida (Help).

Figura 70 – Barra dei menù

Dopo che il foglio di lavoro è salvato, accanto alla barra dei menù appare l’informazione della sua posizione attuale o del momento della sua ultima modifica e del numero di persone che stanno guardando il foglio di lavoro in quel momento.

Tramite il menù File (File), è possibile:

• Selezionando Condividi (Share), aprire la finestra Impostazioni di condivisione (Sharing settings),
• Aprire un documento Nuovo (New) o esistente Apri (Open),
• Rinominare (Rename) il foglio di lavoro, Crearne una copia (Make a copy), oppure Spostarlo nella cartella (Move to folder) – per spostare il foglio di lavoro in un’altra cartella
• Importare (Import) un file – si apre la finestra Importa file (Import file).
  • Il file può essere caricato con un clic sul pulsante Choose file (Choose File) – viene scelto un documento dal computer in uno dei Formati supportati (Supported formats) (.sxl, .xlsx, .ods, .csv, .txt, .tsv o .tab).
  • Nel caricamento va scelta anche l’Azione importazione (Import action) – si sceglie se nel caricamento si vuole
    • Creare un nuovo foglio di lavoro (Create new spreadsheet),
    • Inserire uno o più nuovi fogli (Insert new sheet(s)),
    • Sostituire foglio di lavoro (Replace spreadsheet) con un altro foglio di lavoro esistente,
    • Sostituire foglio corrente (Replace current sheet),
    • Aggiungere righe al foglio corrente (Append rows to current sheet) o
    • Sostituire i dati a partire dalla cella selezionata (Replace data starting at selected cell)
  • Nella parte destra della finestra è possibile vedere l’Anteprima (Preview) del documento caricato.
  • Dopo la scelta del documento, occorre determinare il Carattere separatore (Separator character)
    • Automatico (Automatic),
    • Tabulazione (Tab),
    • Virgola (Comma) o
    • Personalizzato (Custom) – nello spazio previsto va iscritto il carattere della tastiera desiderato
  • Le azioni selezionate vanno confermate con un clic sul pulsante Importa (Import).
• vedere la Cronologia delle revisioni (See revision history)
• vedere le Impostazioni del foglio di lavoro (Spreadsheet settings) – si apre la finestra Impostazioni del foglio di lavoro (Spreadsheet settings) che permette di scegliere:
  • Opzioni internazionali (Locale) – che incidono sui valori predefiniti di formattazione, quali la valuta. La Lingua (Language) può essere cambiata nelle impostazioni della finestra principale del Google Drive (Google Drive).
  • Fuso orario (Time zone)  – incide su tutte le funzioni relative all’ora.
  • Le impostazioni selezionate vanno confermate con un clic sul pulsante  Salva impostazioni (Save settings)
• Scaricare come (Download as) Microsoft Excel (.xlsx),Formato OpenDocument  (.ods), Documento PDF (.pdf), Valori separati da virgola (.csv, foglio corrente), Valori delimitati da tabulazioni (.tsv, foglio corrente), pagina Web (.html, foglio corrente) ecc.
• Pubblicare il documento sul Web (Publish on the web), Inviarlo tramite email ai collaboratori (Email collaborators) oppure Inviarlo come allegato email (Email as attachment)
• Stampare (Print) il documento .

 Figura 71 – Menù File

  Usando il menù Modifica (Edit), è possibile:

• Annullare (Undo) o Ripetere (Redo) l’azione precedente
• Tagliare (Cut), Copiare (Copy) o Incollare (Paste) una selezione di testo e salvarla temporaneamente negli Appunti web (Web clipboard) – con questo comando si fa apparire una panoramica di tutte le selezioni di testo che si trovano negli Appunti web (Web clipboard) e possono essere Incollate (Paste) nel documento esistente, oppure in un altro documento.
• Incollare speciale (Paste special) – Incollare solo valori (Paste values only), Incollare solo formato (Paste format only), Incollare tutte tranne i bordi (Paste all except borders), Incollare solo formula (Paste formula only), Incollare solo convalida dei dati (Paste date validation only) o Incollare solo la formattazione condizionale (Paste conditional formatting only)
• Trovare e sostituire (Find and replace) una selezione di testo
• Eliminare valori (Delete values)
• Eliminare riga (Delete row) in cui si trova la cella attualmente selezionata
• Eliminare colonna (Delete column) in cui si trova la cella attualmente selezionata
• Cancellare note (Clear notes)

Figura 72 –  Menù Modifica

  Tramite il menù Visualizza (View), è possibile:

• scegliere tra la visualizzazione Normale (Normal) e quella in forma di Elenco (List)
• Bloccare righe (Freeze rows) o Bloccare colonne (Freeze columns) – adatto all’uso nelle tabelle lunghe o larghe quando è necessario bloccare una riga o una colonna.
• fare apparire le Linee della griglia (Gridlines) – ogni cella ha i bordi visibili
• fare apparire gli Intervalli protetti (Protected ranges)
• fare apparire la Barra della formula (Formula bar) – per inserimento di comandi con la tastiera; oppure fare apparire Tutte le formule (All formulas), e non solo i risultati
• mostrare i Fogli nascosti (Hidden sheets) – i fogli possono essere nascosti tramite il menù contestuale che viene aperto con un clic sulla freccia accanto al nome del foglio
• selezionando Controlli compatti (Compact controls), nascondere tutto tranne la barra dei menù. I Controlli compatti (Compact controls) possono essere attivati anche con un clic sul pulsante Nascondi i menù (Hide the menus) o disattivati con un clic sul pulsante Mostra i menù (Show the menus)

• visualizzare il documento a Schermo intero (Full screen) – tutti i controlli saranno nascosti. Per visualizzare i controlli, occorre premere il tasto Esc.

 

Figura 73 – Menù Visualizza

Usando il menù Inserisci (Insert), è possibile inserire: una Riga sopra (Row above), una Riga sotto (Row below), una Colonna a sinistra (Column left), una Colonna a destra (Column right) della cella attualmente selezionata, oppure inserire un Nuovo foglio (New sheet), un Commento (Comment), una Nota (Note), una Funzione (Function), un Grafico (Chart), un’Immagine (Image), un Modulo (Form), un Disegno (Drawing) o uno Script (Script).

Una delle finalità principali dei fogli di lavoro è proprio la creazione di calcoli usando le funzioni prestabilite. Un Elenco di funzioni (Function list) si trova nella scheda Guida (Help).

Figura 74 – Menù Inserisci

Usando il menù Formato (Format), è possibile:

• tramite il comando Numero (Number), impostare il tipo di visualizzazione del contenuto della cella scegliendo tra la visualizzazione Normale (Normal) e quella con Decimali personalizzati (Custom decimals), selezionare un tipo di visualizzazione della Valuta (Currency), del Percentuale (Percent), della Data (Date) e dell’Ora (Time), oppure scegliere la visualizzazione in forma di Testo normale (Plain text)
• tramite il comando Carattere (Font), scegliere il tipo di carattere del contenuto della cella o la Dimensione carattere (Font size)
• formattare il testo in modi diversi:in Grassetto (Bold),  in Corsivo (Italic), Sottolineato (Underline), Barrato (Strikethrough)
• Unire celle (Merge cells) – prima occorre selezionare le celle che si desidera unire e poi tramite il comando Unisci celle (Merge cells) il modo di unirle
• impostare la Formattazione condizionale (Conditional formatting) – il comando viene applicato dopo il selezionamento delle celle cui si vuole applicare la formattazione condizionale.

 Figura 75 – Finestra Formattazione condizionale

Si apre la finestra Formattazione condizionale (Conditional formatting), che rende possibile di:

• impostare una condizione – quello che si cerca: Il testo contiene (Text contains), Il testo non contiene (Text does not contain), Il testo è esattamente (Text is exactly), Cella vuota (Cell is empty), Data (Date is), Data antecedente a (Date is before), Data successiva a (Date is after), Maggiore di (Greater than), Meno di (Less than), Uguale a (Is equal to), È diverso da (Is not equal to), Tra (Is between) o Non è tra (Is not between)
• impostare la formattazione della condizione – se viene trovato il testo stabilito nella condizione, è possibile modificare il colore del testo o dello sfondo del contenuto della cella.

Questa opzione è usata se si vuole, ad esempio, colorare le celle dello stesso colore o cambiare il carattere delle celle contenenti il termine cercato.

• Cancellare la formattazione (Clear formatting)

Figura 76 – Scheda Formato

  Usando il menù Dati (Data), è possibile:

• Ordinare foglio per colonna, A-Z (Sort sheet by column, A-Z) – il contenuto della colonna selezionata sarà ordinato da A a Z
• Ordinare foglio per colonna, Z-A (Sort sheet by column, Z-A) – il contenuto della colonna selezionata sarà ordinato da Z ad A
• Ordinare intervallo per colonna, A – Z (Sort range by column, A-Z)
• Ordinare intervallo per colonna, Z – A (Sort range by column, Z-A)
• Ordinare intervallo (Sort range) – Dopo aver scelto una colonna (o una riga), occorre selezionare il comando Ordina intervallo (Sort range). I dati vengono selezionati premendo il tasto sinistro del mouse sul primo dato e tenendolo premuto finché si  trascina il cursore all’ultimo. Per selezionare la tabella intera, occorre selezionare la cella nell’angolo sinistro superiore. . Si apre la finestra Ordina intervallo (Sort range from), in cui viene scelto come saranno ordinati i dati nella colonna (o nella riga) selezionata – in una serie discendente (Z-A) o ascendente (A-Z). Con un clic su + Aggiungi un’altra colonna di ordinamento (+ Add another sort column), viene scelto come saranno ordinati i dati in un’altra colonna. La scelta è confermata con un clic sul pulsante Ordina (Sort).
• Intervalli denominati e protetti (Named and protected ranges) – è possibile denominare una cella o un gruppo di celle per poterle leggere o memorizzare più facilmente. Si apre la finestra laterale Intervalli denominati e protetti (Named and protected ranges), in cui, dopo un clic su + Aggiungi un intervallo (+ Add a range), viene iscritto un nome nella cella NamedRange1 (NamedRange1). Dopo aver schiacciato il pulsanteSeleziona intervallo di dati (Get data range), occorre selezionare dalla tabella l’intervallo desiderato di celle. La selezione va confermata con un clic sul pulsante OK (OK). È possibile proteggere i dati tramite il comando Proteggi (Protect) – si apre la finestra Impostazioni di condivisione – Protezione intervallo (Sharing settings – Range Protection), in cui viene determinato Chi ha accesso (Who has access) ai dati protetti.

Figura 77 – Il comando Intervalli denominati e protetti

• Filtrare (Filter) – prima bisogna selezionare una parte della riga di titolo, se una esiste, in cui si vuole inserire un filtro, oppure solo una parte della riga sopra i dati che si vuole filtrare, e attivare il comando Filtra (Filter). Una parte di riga viene selezionata premendo il pulsante sinistro del mouse sul primo dato nella riga e tenendolo premuto fino a trascinare il cursore sopra l’ultimo dato.

In ogni colonna della riga selezionata appare una freccia verso il basso. Con un clic su di essa si apre il menù a tendina in cui si trova l’elenco di tutti i dati nella colonna. Una riga con un dato può essere mostrata o nascosta con un clic sul piccolo quadrato accanto al suo nome. Questo comando viene eseguito con un clic sul pulsante OK (OK). È possibile disattivare il filtro selezionando il comando Disattiva filtro (Turn off filter) dal menù Dati (Data).

Figura 78 – Il menù a tendina Filtra

• creare un Report con tabella pivot (Pivot table report) – per estrarre dati da un’altra tabella allo scopo dell’analisi di quelli dati. Dopo aver selezionato la tabella che si vuole analizzare, occorre selezionare il comando per creare un Report con tabella pivot (Pivot table report). Si apre una tabella vuota e l’Editor rapporto (Report Editor), in cui viene determinato l’oggetto dell’analisi nella tabella vuota. Il riquadro laterale appare ogni volta che è selezionata una cella della Tabella pivot (Pivot table).

 

Tabella 1 – Tabella pivot vuota

Selezionando

• Modifica intervallo (Edit range), è possibile modificare l’intervallo dei dati della tabella originale che saranno analizzati
• Righe (Rows), viene determinato quali dati della tabella originale appariranno nelle righe principali della prima colonna della tabella pivot
• Colonne (Columns), viene determinato quali dati della tabella originale appariranno nelle colonne principali della prima riga della tabella pivot
• Valori (Values), viene determinato quali valori saranno iscritti nella parte centrale della tabella pivot
• Filtro (Filter), è possibile filtrare i dati analizzati
• Mostra totali (Show totals), è possibile visualizzare la somma dei valori per righe e/o colonne e il valore totale di tutte le righe e/o colonne.

 Figura 79 – Finestra Editor rapporto

In questo modo la tabella dalla figura 75 viene trasformata nella tabella pivot dalla figura 76. Se viene selezionata una cella della tabella pivot, si aprirà anche l’editor del rapporto che rende possibile di  formattare semplicemente il contenuto della tabella pivot. Dopo la creazione della tabella pivot, è possibile tornare nella tabella originale usando il pulsante .

• Convalidare (Validation) – determina il modo dell’inserimento dei dati: delimita l’inserimento dei dati, mostra l’avviso dell’inserimento scorretto, oppure fa apparire un menù a tendina da cui viene scelta una risposta. Selezionando questo comando si apre la finestra Convalida dei dati (Data validation), in cui vengono impostate le condizioni della convalida dei dati inseriti.

Figura 80 – Finestra Convalida dei dati

Tramite la sezione

• Intervallo di celle (Cell range), viene determinato a quali celle si riferirà il criterio
• Criterio (Criteria) – con un clic su , si apre un menù a tendina da cui vengono scelti i criteri:
  • Elenco da un intervallo (List from a range) – viene selezionata una colonna esistente con le voci approvate ad essere iscritte nella cella,
  • Elenco di voci (List of items) – viene iscritto un elenco di voci, separate da virgole, che sono approvate ad essere iscritte nella cella
  • Numero (Number) – va iscritto un intervallo dei numeri approvati (ad esempio tra 10 e 100),
  • Testo (Text) – che Contiene (Contains), Non contiene (Does not contain), è Uguale a (Equals) una parola o parole determinate, È un indirizzo email valido (Is valid email) oppure È un URL valido (Is valid URL)
  • Data (Date) – determina le caratteristiche della data iscritta: È una data valida (is valid date), è Uguale a  (equal to) la data prestabilita, prima (before), il o prima del (on or before), dopo (after), il o dopo il (on or after) giorno prestabilito, oppure è tra (between) o non è compreso tra (not between) le date prestabilite.
• In caso di dati non validi (On invalid data), viene determinato come trattare i dati non validi – è possibile Mostrare un avviso (Show warning), ma permettere l’inserimento dei dati o Rifiutare l’immissione (Reject input) dei dati.
• Aspetto (Appearance), viene determinato l’aspetto del criterio selezionato tramite il comando Visualizza pulsante nella cella per mostrare l’elenco (Display in-cell button to show list) – valido solo per i criteri con elenchi. Nella parte sinistra della cella apparirà un freccia verso il basso che, quando schiacciata, apre il menù a tendina con i dati approvati per l’inserimento.

Figura 82 – Menù Dati

  Tramite il menù Strumenti (Tools), è possibile:

• Creare un modulo (Create a form) – si apre una nuova scheda in cui vengono stabilite le impostazioni dell’invio dei moduli (si veda il capitolo sui moduli) . Dopo aver determinato il contenuto del modulo, con un clic sul pulsante Invia modulo (Send form) appare la finestra Invia modulo (Send form) in cui viene impostato chi riceverà il modulo e in quale modo. Dopo la creazione del modulo, nel menù Strumenti (Tools) appaiono i comandi Modifica modulo (Edit form) e Invia modulo (Send form).
• visualizzare la Galleria script… (Script gallery…)
• formattare la Gestione script… (Script manager…)
• vedere l’Editor di script… (Script editor…)
• fare il Controllo ortografico… (Spelling…)
• attivare il Risolutore… (Solver…) – per risolvere problemi semplici. Selezionando il comando si apre la finestra Risolvi (Solve) in cui vengono impostati i parametri desiderati.
• Attivare completamento automatico (Enable autocomplete) – se una parola è stata usata in una colonna precedentemente, non è necessario riscriverla interamente ogni volta perché dopo le prime lettere iscritte il programma offrirà la parola esistente.

• impostare le Regole di notifica (Notification rules) – con un clic sul comando si apre la finestra Imposta regole di notifica (Set notification rules), in cui viene determinato il tipo di notifica:
  • Inviami una notifica quando… (Notify me when…) – Vengono apportate modifiche (Any changes are made), Viene modificato il foglio (Anything on this sheet is changed), Tutte le celle sono modificate (Any of these cells are chaned), Vengono aggiunti o rimossi collaboratori (Collaborates are added or removed), oppure Un utente invia un modulo (A user submits a form)
  • Avvisami con… (Notify me with…) – Email – digest giornaliero (Email – daily digest) o Invia email – immediatamente (Email-right away)
• Proteggere il foglio (Protect sheet) – con un clic sul comando si apre la finestra Proteggi foglio (Protect sheet) in cui viene determinato Chi è autorizzato a modificare questo foglio? (Who is allowed to edit this sheet?) – Chiunque è invitato come collaboratore (nessuna protezione) (Anyone invited as a collaborator (no protection)), Solo io (Only me) o Io e collaboratori selezionati di seguito (Me, and the collaborators below).

Figura 84 – Menù Strumenti

 

Se tramite il menù Strumenti (Tools) è stato creato un modulo, appare il menù aggiuntivo Modulo (Form). Tramite il menù Modulo (Form), è possibile:

• Modificare il modulo (Edit form),
• Inviare il modulo (Send form),
• Andare a modulo online (Go to live form),
• Incorporare il modulo in una pagina web (Embed form in a webpage),
• Mostrare il riepilogo delle risposte (Show summary of responses) o
• Rimuovere il link al modulo (Unlink form). L’uso dei moduli è spiegato nel capitolo 6.

Figura 85 – Menù Modulo

Il menù Guida (Help) rende possibile di: cercare Guida di Fogli (Sheets help), accedere al Forum degli utenti (User Forum) o al Google+ Community (Google+ Community), Segnalare un  problema (Report an issue), vedere l’Elenco di funzioni (Function list) oppure la lista di Scorciatoie da tastiera (Keyboard shortcuts).

Figura 86 – Menù Guida

Sotto la barra dei menù si trova la barra degli strumenti comuni per la formattazione di testo.

Figura 87 – Barra degli strumenti

 tampa (Print) – Stampa (Print) – con un clic sull’icona, si apre la finestra Stampa (Print), che permette di scegliere la stampante da usare, determinare il numero di copie, impostare le margini ecc. Annulla (Undo) – per annullare l’azione precedente Ripeti (Redo) – per ripetere l’azione precedente Copia formato (Paint format) – per copiare la formattazione da un testo a un altro Formatta come valuta (Format as currency) Formatta come percentuale (Formate as percentage) Altri formati (More formats) Carattere (Font) – con un clic sulla freccia accanto al comando, si apre il menù contestuale con l’elenco dei caratteri comuni offerti Dimensione carattere (Font size) – con un clic sulla freccia accanto al numero, si apre il menù contestuale con l’elenco delle dimensioni di carattere comuni offerte Grassetto (Bold) – per visualizzare il testo in grassetto Corsivo (Italic) – per visualizzare il testo in corsivo Barrato (Striketrough) – per barrare il testo Colore testo (Text colour) – con un clic sulla freccia, si apre il menù contestuale con la tavolozza dei colori comuni da applicare al Testo (Text) oppure allo Sfondo (Background). Colore riempimento (Fill color) – per scegliere il colore del riempimento Bordi (Borders) – per determinare il tipo di bordi Unisci celle (Merge cells) – per unire più celle in una cella singola Allineamento orizzontale (Horizontal align) – con un clic sulla freccia si apre il menù a tendina da cui si sceglie un tipo dell’allineamento orizzontale Allineamento verticale (Vertical align) – con un clic sulla freccia si apre il menù a tendina da cui si sceglie un tipo dell’allineamento verticale. Testo a capo (Wrap text) – per avvolgere il testo in modo da adattare l’ordinamento di parole alla larghezza della cella Altro (More) – si apre un menù contestuale con opzioni aggiuntive: Inserisci commento (Insert comment) – per inserire commenti Inserisci grafico (Insert chart) – con un clic sul comando si apre la finestra Editor grafici (Chart editor) che rende possibile di:

• nella scheda Avvia (Start) – Selezionare intervalli dei dati (Data range) – con un clic sull’iconaSeleziona intervallo di dati (Get data range) si scelgono i dati che si vuole mostrare nel grafico; Trasporre righe/colonne (Switch rows/columns) o Usare la prima riga per le intestazioni (Use row as header)
• nella scheda Grafici (Charts) sono offerti diversi tipi di visualizzazione dei grafici: Linea (Line), Area (Area), Colonna (Column), Barra (Bar), A dispersione (Scatter), Torta (Pie), Mappa (Map), Tendenza (Trend) o Altri (More).

Con un clic su uno dei grafici offerti si fa apparire nella parte centrale della finestra la visualizzazione di tutti i grafici del tipo selezionato. Per scegliere uno dei grafici, basta fare un clic sul suo abbozzo. Nella parte destra della  finestra apparirà l’anteprima del grafico. Per confermare la scelta del grafico, occorre schiacciare il pulsante Inserisci (Insert).

• nella scheda Personalizza (Costumize) – formattare il grafico modificando il Titolo grafico (Chart title), Legenda (Legend), Carattere (Font), Sfondo (Background), Assi (Axis) ecc.

Disattiva filtro (Turn off filter) – per disattivare o attivare il filtro

Funzioni (Functions) – con un clic sul comando si apre un menù contestuale con l’elenco delle funzioni di calcolo più frequentemente usate. Con un clic sull’opzione Altre funzioni (More functions), si apre una nuova scheda con la descrizione di tutte le funzioni disponibili.

Ogni tabella di calcolo consiste di un numero di Fogli (Sheets), la lista dei quali si trova in fondo della pagina. Con un clic sulla freccia accanto al nome di un foglio, si apre un menù contestuale che rende possibile di: Eliminare (Delete), Duplicare (Duplicate), Copiare in… (Copy to …), Rinominare (Rename…), Proteggere (Hide sheet) o Nascondere il foglio (Hidesheet), Visualizzare commenti (Show comments) sul foglio, Spostarlo a destra (Move right) o Spostare a sinistra (Move left). Accanto al nome del foglio, se uno esiste, appare il numero dei commenti su questo foglio.

Figura 89 – Barra con la lista dei fogli

Figura 90 – Menù contestuale del foglio

Con un clic sul pulsante Condividi (Share) o selezionando il comando Condividi (Share) dal menù File (File), si apre la finestra Impostazioni di condivisione (Sharing settings), tramite cui è possibile:

• copiare un Link da condividere (Link to share), visibile solo alle persone che gli hanno accesso attraverso uno dei servizi offerti (Gmail, Google+, Facebook, Twitter)
• determinare Chi ha accesso (Who has access) al foglio di lavoro – con un clic sul comando Cambia… (Change…), si apre una finestra in cui è possibile impostare le Opzioni di visibilità (Visibility) del documento:
  • Pubblica sul Web (Public on the web),
  • Chiunque abbia il link (Anyone with the link) o
  • Condiviso in privato (Private).

Se altre persone hanno accesso al foglio di lavoro, con un clic sul comando Può visualizzare (Can view) è possibile modificare il modo di accedere al documento in Può modificare (Can edit) o Può commentare (Can comment).

• iscrivendo indirizzi email nella casella Invita persone (Invite people), determinare chi avrà accesso al documento e il tipo di accesso. Le persone scelte possono ricevere le notifiche via email (Notify people via email) con messaggi appropriati.

I comandi vanno confermati con un clic sul pulsante  Condividi e salva (Save and Share) se ci sono state delle modifiche, oppure con un clic sul pulsante  Annulla (Done) se invece non ci sono state.

Figura 91 – Impostazioni di condivisione

Quando il foglio di lavoro è condiviso e salvato, accanto al suo nome nella cartella principale appare anche l’osservazione Condiviso (Shared).

Posizionando il cursore del mouse sopra la selezione di testo desiderata nel foglio di lavoro, oppure selezionando una parte di testo e schiacciando il pulsante  Commenti (Comments), si apre un menù con i comandi Notifiche (Notifications) e Commento (Comment).

Selezionando il comando Commenti (Comment), si apre una finestra piccola in cui è possibile iscrivere il commento desiderato. Il commento è confermato con un clic sul pulsante  Commento (Comment). Nella parte laterale della finestra si trovano i dati relativi al commento, e lo sfondo del testo cui si riferisce il commento è giallo.

Se adesso si schiaccia il pulsante  Commenti (Comments), apparirà l’elenco di tutti i commenti con i relativi dati. È possibile Rispondere (Reply) a un commento, oppure segnarlo come Risolto (Resolve). Se si vuole riattivare un commento Risolto (Resolve), occorre fare clic sul comando Riapri (Re-open).

Figura 105 – Finestra per l’inserzione dei commenti

È possibile attivare il comando Commento (Comment) anche nel foglio di lavoro stesso, posizionandosi accanto alla parola che si desidera commentare, oppure selezionandola, e facendo un clic destro. Si aprirà un menù contestuale in cui occorre selezionare il comando Inserisci commento (Comment).

Nel menù contestuale è possibile eseguire formattazioni veloci del testo:

• Taglia (Cut), Copia (Copy) ,
• Incolla (Paste) o Incolla speciale (Paste special) – si può Incollare solo valori (Paste values only), Incollare solo formato (Paste format only), Incollare tutte tranne i bordi (Paste all except borders), Incollare solo formula (Paste formula only), Incollare solo convalida dei dati (Paste data validation only), Incollare solo la formattazione condizionale (Paste conditional formatting only) 
• Denominare e proteggere intervallo (Name and protect range),
• Inserire un commento (Insert comment),
• Inserire una nota (Insert note) o
• Cancellare le note (Clear notes),
• impostare la Formattazione condizionale (Conditional formatting) o
• fare una Convalida dei dati (Data validation).

Figura 106 – Menù contestuale

Con un clic sul pulsante Commenti (Comments) e selezionando il comando  Notifiche (Notifications), è possibile impostare il tipo di notifiche relative al documento aperto che saranno inviate tramite email:

• Tutte (All) – saranno ricevute tramite email le notifiche di tutti i nuovi commenti,
• Risposte indirizzate a te (Replies to you) – la notifica sarà inviata se qualcuno risponderà al Suo commento, oppure
• Nessuna (None) – non sarà inviata nessuna notifica.

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Autrice: Melani Max

Traduzione: Tihana Filipčić