Google drive – Creazione, condivisione e pubblicazione di presentazioni

Manuale “Google drive” – versione per la stampa

CREAZIONE DI UNA NUOVA PRESENTAZIONE

Selezionando il pulsante  Crea (Create) dalla barra sulla parte sinistra della finestra principale del Google Drive, si apre un menù con una lista di documenti che è possibile aprire. Dal menù Crea (Create), occorre scegliere Presentazione (Presentation).

Figura 37 – Menù Crea

Nella nuova scheda Presentazione senza titolo (Untitled presentation), si apre la finestra per la scelta di un tema Scegli un tema (Choose a theme), che si apre ogni volta che è creata una nuova presentazione se è attivata l’opzione Mostra per nuove presentazioni (Show for new presentations). La scelta di un tema va confermata con un clic sul pulsante OK (OK).

Figura 38 – Finestra Scegli un tema

Per disattivare l’apparizione della finestra Choose a theme (Choose a theme), occorre rimuovere la spunta accanto all’opzione Mostra per nuove presentazioni (Show for new presentations) con il pulsante sinistro del mouse.

Figura 39 – Scheda Presentazione senza titolo

È possibile tornare nella finestra principale del Google Drive con un clic sull’icona Apri Google Drive (Open Google Drive).

CAMBIO DEL NOME E SALVATAGGIO DELLA PRESENTAZIONE

Con un clic sinistro sul titolo Presentazione senza titolo (Untitled presentation), si apre la finestra Rinomina documento (Rename document), tramite cui è possibile rinominare la presentazione. Il comando va confermato con un clic sul pulsante OK (OK).

Figura 40 – Finestra Rinomina documento

Con un clic sull’icona  Aggiungi a Speciali (Star) accanto al titolo della presentazione, è possibile sottolineare l’importanza della presentazione. Nella finestra principale del Google Drive (Googe Drive), accanto al titolo della presentazione apparirà anche una stella. Per rimuovere la stella, occorre fare un clic singolo su .

Con un clic sull’icona Avvia presentazione (Present) facciamo avviare la presentazione. Con un clic sulla freccia accanto all’icona per l’avvio della presentazione, si apre un menù in cui è possibile scegliere la maniera in cui la presentazione sarà avviata;

• Dall’inizio – Avvia presentazione dall’inizio (Present from beginning)
• Con le note del relatore – Avvia presentazione con le note del relatore (Present with speaker notes)
• In una nuova finestra – Avvia presentazione in una nuova finestra (Present in new window)

 Figura 41 – Menù contestuale Avvia presentazione

Il documento è salvato selezionando il comando Sposta nella cartella (Move to folder) dal  menù File (File). Si apre la finestra Sposta in (Move to), in cui occorre:

• selezionare la cartella desiderata per salvare il nuovo documento con un clic sinistro, oppure

 

Figura 42 – Finestra Sposta in

• Creare nuova cartella (Create new folder) – si apre la finestra Nuova cartella (New folder), in cui è possibile inserire un nome per la nuova cartella, e la creazione va confermata con un clic sul pulsante Crea (Create).

Il comando per spostare il documento nella cartella selezionata va confermato con un clic sul pulsante Sposta (Move).

Figura 43 – Finestra Nuova cartella

BARRA DEI MENÙ

Sotto il titolo della presentazione si trova la barra dei menù: File (File), Modifica (Edit), Visualizza (View), Inserisci (Insert), Diapositiva (Slide), Formato (Format), Disponi (Arrange), Strumenti (Tools), Tabella (Table) e Guida (Help).

 

Figura 44 – Barra dei menù

Dopo che la presentazione è salvata, accanto alla barra dei menù apparirà l’informazione della posizione attuale del salvataggio della presentazione o del momento dell’ultima modifica e del numero di persone che stanno guardando la presentazione in quel momento.

Tramite il menù File (File), è possibile:

• selezionando Condividi (Share), aprire la finestra Impostazioni di condivisione (Sharing settings) – descritto nel capitolo 4.6,
• aprire una presentazione Nuova (New) o esistente Apri (Open),
• Rinominare (Rename) o Creare una copia (Make a copy) del documento esistente
• Sposta nella cartella (Move to folder) – per spostare la presentazione in un’altra cartella
• Importare diapositive (Import slides)
• vedere la Cronologia delle revisioni (See revision history)
• impostare la Lingua (Language)
• Scaricare come (Download as) Microsoft PowerPoint (.pptx), Documento PDF (.pdf),  Scalable Vector Graphics (.txt), Immagine PNG (.png), Immagine JPEG (.jpg) oppure Testo normale (.txt)
• Pubblicare il documento sul Web (Publish on the web), inviarlo tramite email ai collaboratori Invia email ai collaboratori (Email collaborators), oppure inviarlo come allegato email Invia come allegato email (Email as attachment)
• impostare Impostazioni di stampa e anteprima (Print settings and preview) o Stampare (Print) il documento..

Figura 45 – Menù File

Tramite il menù Modifica (Edit), è possibile:

• Annullare (Undo) o Ripetere (Redo) l’azione precedente
• Tagliare (Cut), Copiare (Copy), Incollare (Paste), Eliminare (Delete) o Duplicare (Duplicate) una selezione di testo e salvarla temporaneamente negli Appunti web (Web clipboard) – selezionando questo comando, facciamo apparire una panoramica di tutte le selezioni di testo che si trovano negli Appunti web (Web clipboard) e possono essere Incollate (Paste) nel documento esistente, oppure in un altro documento

Selezionare tutto (Select all), Deselezionare tutto (Select none), o Trovare e sostituire  (Find and replace) una selezione di testo.

 

Figura 46 – Menù Modifica

Usando il menù Visualizza (View), è possibile:

• Avviare la presentazione (Present)
• inserire Animazioni (Animations) – si apre il menù Animazioni (Animations), in cui è possibile impostare il tipo di transizione da una diapositiva a un’altra.
  • Con un clic su Diapositiva: Nessuna transizione (Slide: No transition), si apre la possibilità di scegliere un tipo di transizione tra le diapositive. Con un clic su Nessuna transizione (No transition), si apre un menù contestuale con i tipi di transizione offerti: Nessuna transizione (No transition), Dissolvenza (Fade), Diapositiva da destra (Slide from right), Diapositiva da sinistra (Slide from left), Capovolgi (Flip), Cubo (Cube) e Galleria (Gallery).
  • Dopo aver scelto il tipo di transizione desiderato, è possibile scegliere anche la durata di transizione da una diapositiva a un’altra: Lenta (Slow) – 5 secondi, Media (Medium) – 2,5 secondi o Veloce (Fast) –  transizione istantanea. Con un clic su Applica a tutte le diapositive (Apply to all slides), le impostazioni desiderate saranno applicate a tutte le diapositive.
  • Con un clic sul pulsante Riproduci (Play), si avvia la presentazione nello sfondo. Con un clic sul pulsante  Interrompi (Stop), la presentazione si interrompe.
  • La finestra Animazioni (Animations) si chiude con un clic sul pulsante Chiudi (Close).
• Schema (Master) – formattare la diapositiva che funge da base di tutte le altre diapositive
•  Adattare (Fit) la visualizzazione – è possibile usare il comando dopo aver usato i comandi Zoom avanti (Zoom in), Zoom indietro (Zoom out) o zoom 50%, 100% o 200% – selezionandolo, si fa diminuire la diapositiva in modo tale da adattarla alla dimensione attuale della finestra del navigatore Internet,
• Allineare a (Snap to) – Griglia (Grid) o Guide (Guide),
• Visualizzazione HTML (HTML view) – la visualizzazione della presentazione finita nel navigatore internet,
• Mostrare suggerimenti ortografici (Show spelling suggestions),
• Mostrare le note del relatore (Show speaker notes) – sotto le diapositive della presentazione appare la casella vuota Fai clic per aggiungere note (Click to add notes), in cui possono essere iscritte le note relative alla presentazione, che non saranno visibili durante la presentazione

• selezionando Controlli compatti (Compact controls), si nascondono tutti i controlli tranne la barra dei menù. Controlli compatti (Compact controls) possono essere attivati anche con un clic sul pulsante Nascondi i menù (Hide the menus) o disattivati con un clic sul pulsante Mostra i menù (Show the menus)
• visualizzare il documento a Schermo intero (Full screen) – tutti i controlli sono nascosti. Per visualizzare i controlli, occorre premere il tasto Esc.

 Figura 47 – Menù Visualizza

Usando il menù Inerisci (Insert), è possibile inserire: una Casella di testo (Text box), un Segnaposto (Placeholder), un’Immagine (Image), un Link (Link), un Video (Video), WordArt (Word art), una Linea (Line) – si apre un menù con diversi tipi di linee offerti, una Forma (Shape) – si apre un menù con diverse Forme (Shapes) offerte, Frecce (Arrows), Callout (Collouts) ed Equazioni (Equations), una Tabella (Table), un’Animazione (Animation), un Commento (Comment), una Nuova diapositiva (New slide), o importare una diapositiva da un’altra presentazione tramite Importa diapositive (Import slides) – si apre la finestra Importa diapositive (Import slides), in cui prima bisogna trovare la presentazione sul Google Drive tra le Presentazioni (Presentations), oppure Caricarla (Upload) e selezionarla con un clic sul pulsante Seleziona (Select), e poi scegliere diapositive dalla presentazione selezionata tenendo premuto il tasto Ctrl. La scelta va confermata con un clic sul pulsante Importa diapositive (Import slides).

 

Figura 48 – Menù Inserisci

Usando il menù Diapositiva (Slide), è possibile:

• inserire una Nuova diapositiva (New slide), Duplicare una diapositiva (Duplicate slide) o Eliminarla (Delete slide),
• Cambiare lo sfondo (Change background), Applicare un layout (Apply layout) – Assegna titolo a diapositiva (Title slide), Titolo e corpo (Title and Body), Titolo e due colonne (Title and two columns) – il corpo della diapositiva è diviso in due colonne, Solo titolo (Title only), Didascalia (Caption) o Vuoto (Blank),
• Modificare il tema (Change theme) o Cambiare la transizione (Change transition),
• Modificare schema (Edit master)  – per formattare lo schema diapositiva
• Spostare la diapositiva verso l’alto (Move slide up), Spostare la diapositiva verso il basso (Move slide down), Spostare la diapositiva all’inizio (Move slide to beginning) o Spostare la diapositiva alla fine (Move slide to end)

posizionarsi su Diapositiva successiva (Next slide), Diapositiva precedente (Previous slide), Prima diapositiva (First slide) o Ultima diapositiva (Last slide).

 Figura 49 – Menù Diapositiva

 

Tramite il menù Formato (Format), è possibile:

• formattare il testo in diversi modi:  in Grassetto (Bold),   in  Corsivo (Italic),  Sottolineato (Underline),  Barrato (Strikethrough),  in Apice (Superscript) o  in Pedice (Subscript)
• scegliere uno degli Stili paragrafo (Paragraph styles) – Aumenta rientro (Increase indent), Riduci rientro (Decrease indent)
• scegliere un tipo di Allinemaneto (Align) –  A sinistra (Align Left),  Al centro (Center),  A destra (Align Right) o  Giustificato (Justify), e In alto (Top), Al centro (Middle) o  In basso (Bottom) della casella di testo.
• impostare l’Interlinea (Line spacing) – lo spazio tra le righe
• formattare un Elenco puntato (Bulleted list), un Elenco numerato (Numbered list) o vedere le Opzioni elenco (List options)
• Cancellare la formattazione (Clear formatting)
• Modificare la forma (Change shape)
• impostare lo Spessore linea (Line weight), inserire una Linea tratteggiata (Line dash) o Decorazioni riga (Line decorations), nonché determinare le Dimensioni freccia (Arrowhead side)
• aggiungere un Testo alternativo (Alt tekst) – a questo testo accedono gli screen reader, usati da persone che hanno difficoltà nella visualizzazione della presentazione. Si apre una finestra, in cui va iscritto il Titolo (Title) e la Descrizione  (Description), e l’inserimento va confermato  con un clic sul pulsante OK (OK).

 

Figura 50 – Menù Formato

 

Tramite il menù Disponi (Arrange), è possibile:

• Ordinare un oggetto o un gruppo di oggetti selezionati (Order) – gli oggetti possono essere Portati in primo piano (Bring to front, Bring forward), Portati indietro (Send backward) o Spostati in secondo piano (Send to back) – è possibile posizionare nuovi oggetti o un testo sopra gli oggetti in sfondo
• Allinearli orizzontalmente (Alling horizontally) – A sinistra (Left), Al centro (Center) o A destra (Right),
• Allinearli verticalmente (Align vertically) – In alto (Top), Al centro (Middle) o In basso (Bottom)
• Centrarli nella pagina (Center on page) – Orizzontalmente (Horizontally), Verticalmente (Vertically)
• Distribuirli (Distribute),
• Rotarli (Rotate) – Ruota di 90˚ a destra (Rotate right 90˚), Ruota di 90˚ a sinistra (Rotate left 90˚), Scorri orizzontalmente (Flip horizontally) o Scorri verticalmente (Flip vertically)
• Raggrupparli (Group) – per raggruppare più oggetti in un oggetto unico
• Annullare raggruppamento (Ungroup) – per annullare il raggruppamento degli oggetti raggruppati
• Raggrupparli (Regroup) – se oltre gli oggetti sono selezionate anche le caselle di testo, questo comando farà raggruppare solo gli oggetti

Gli oggetti possono essere selezionati con il pulsante sinistro del mouse, tenendo premuto il tasto Ctrl. Se un oggetto è scelto per sbaglio, occorre fare un altro clic su di esso per annullare la scelta.

Figura 51 – Menù Disponi

 

Usando il menù Strumenti (Tools), è possibile:

• fare un Controllo ortografico (Spelling)
• tramite i comandi Ricerca (Research) e Trova definizione (Define), aprire la casella di ricerca rapida di un concetto su Internet – nell’inserimento, ad. es di un’immagine, con il metodo Clicca e trascina (Drag and Drop), apparirà una Nota a piè di pagina (Footnote) con l’indirizzo Web da cui l’immagine è stata scaricata.

È possibile ricercare il concetto in Tutto (Everything), Immagini (Images), Scholar (Scholar), Citazioni (Quotes), Dizionario (Dictionary) o nei documenti Personali (Personal).

Figura 52 – Le opzioni della finestra Ricerca

• impostare le Preferenze (Preferences) – ad es. di sostituzioni automatiche (ad es. (c) è sostituito da ©)

Figura 53 – Menù Strumenti

Usando il menù Tabella (Table), è possibile Inserire una tabella (Insert table) e formattarla: Inserire una riga sopra (Insert row above), Inserire una riga sotto (Insert row below), Inserire una colonna a sinistra (Insert column left), Inserire una colonna a destra (Insert column right), Eliminare una riga (Delete row), Eliminare una colonna (Delete column), Distribuire righe (Distribute rows), Distribuire colonne (Distribute cells), Unire celle (Merge cells) o Dividere celle (Unmerge cells).

Figura 54 – Menù Tabella

Tramite il menù Guida (Help), è possibile Cercare nei menù (Search all menus), usufruire di una Guida di presentazioni (Slides help), accedere al Forum degli utenti (User Forum) o al Google+ Community (Google+ Comunity), Segnalare un problema (Report an issue) o Segnalare un abuso (Report abuse) e vedere la lista di Scorciatoie da tastiera (Keyboard shortcuts).

Figura 55 – Menù Guida

Sotto la barra dei menù si trova la barra degli strumenti fondamentali.

 

Figura 56 – Barra degli strumenti

•  Nuova diapositiva (New slide) – per l’inserzione di una diapositiva vuota. Con un clic sulla freccia verso il basso, viene selezionato Nuova diapositiva con layout (New slide with layout) – si apre la finestra da cui si sceglie il layout della nuova diapositiva.
•  Annulla (Undo) – per annullare o Ripeti (Redo) – ripetere l’azione precedente
•  Copia formato (Paint format) – per il trasferimento della formattazione da un testo a un altro
•  Esegui zoom e adatta (Zoom to fit) – per ingrandire o diminuire la diapositiva affinché sia possibile vederla intera
•  Zoom (Zoom) – per ingrandire la visualizzazione della diapositiva
•  Seleziona (Select) – il cursore del mouse viene trasformato in una freccia che rende possibile di selezionare parti di testo desiderate
•  Casella di testo (Text box) – per inserire una casella per inserimento di testo
•  Immagine (Image) – per inserire un’immagine. Si apre la finestra Inserisci immagine (Insert image), in cui è possibile:
  • Caricare (Upload) un’immagine dal computer tramite Scegli un’immagine da caricare (Choose an image to upload), e la scelta va confermata con un clic sul pulsante Apri (Open),
  • Scattare una foto (Take a snapshot) – solo se la webcam è collegata con il computer
  • caricare un’immagine Tramite URL (By URL) – nella finestra Incolla l’URL di un’immagine qui (Paste an image URL here) va iscritto l’URL dell’immagine
  • trovare la foto nei Tuoi album (Your albums), sul Google Drive (Google drive), oppure
  • Cercare (Search) con la ricerca Google.
    Quando l’immagine desiderata è trovata, bisogna selezionarla e schiacciare il pulsante Seleziona (Select).
•  Forma (Shape) – viene aperto un menù contestuale in cui è possibile scegliere una Forma (Shapes), una Freccia (Arrows), un Callout (Callouts) o un’operazione matematica standard – Equazione (Equation).
•  Linea (Line) – si apre un menù contestuale in cui è possibile scegliere una Linea dritta (Line), una Freccia (Arrow), una Curva (Curve), una Polilinea (Polyline), un’Arco (Arc) o un Disegno a mano libera (Scribble).
•  Inserisci commento (Insert comment) – per inserire commenti relativi alle diapositive
•  Sfondo… (Change background) – per cambiare lo sfondo delle diapositive
•  Layout (Change layout) – per cambiare il layout delle diapositive
•  Altro (More) – si apre un menù con opzioni aggiuntive Tema.. (Change theme) e Transizione… (Change transition).

Un clic all’interno della diapositiva farà apparire le opzioni aggiuntive per la formattazione del testo della diapositiva.

Figura 57 – Barra per la formattazione del testo della diapositiva

Questa barra rende possibile di:

• impostare il Colore di riempimento (Fill color), il Colore di linea (Line color), lo Spessore di linea (Line weight), inserire una Linea tratteggiata (Line dash), scegliere un Carattere (Font) e la Dimensione del carattere (Font size),
• formattare la visualizzazione del testo: in Grassetto (Bold), in Corsivo (Italic) o Sottolineato (Underline) e il Colore del testo (Text color)
• Inserire un link (Link) o un commento (Comment)
• impostare il tipo di Allineamento (Align) o di Interlinea (Line spacing)
• scegliere un Elenco numerato (Numbered list) o un Elenco puntato (Bulleted list)
• Ridurre il rientro (Decrease indent), Aumentare il rientro (Increase indent), oppure Cancellare la formattazione (Clear formatting)

 

Dopo l’apertura di una nuova presentazione, occorre formattarla inserendo Caselle di testo (Text box) nelle posizioni previste per il testo.

Con un clic sull’icona  Casella di testo (Text box), il cursore del mouse viene trasformato in un “x”. Tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse sulla posizione in cui si vuole collocare una Casella di testo (Text box), si fa apparire un riquadro blù, e trascinando con il mouse viene determinata la dimensione del riquadro. Quando è raggiunta la dimensione desiderata, occorre lasciare il pulsante. Il riquadro blù viene trasformato in una Casella di testo (Text box) in cui è possibile inserire un testo. Quando si apre la possibilità dell’inserimento del testo nella Casella di testo (Text box), appaiono gli strumenti aggiuntivi per la formattazione del testo sulla barra degli strumenti.

Figura 58 – Formattazione della casella di testo

È possibile aumentare la casella di testo posizionandosi con il cursore del mouse sopra una delle punte del riquadro della casella, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando nella direzione desiderata.

Figura 59 – Aumento della casella di testo

Per spostare la casella di testo, occorre posizionare il cursore del mouse sul bordo del riquadro della casella e trascinare nella direzione desiderata.

Figura 60 – Spostamento della casella di testo

Per inserire una nuova diapositiva, occorre fare clic sul pulsante  Nuova diapositiva (New slide), oppure selezionare il comando Nuova diapositiva (New slide) dal menù Diapositiva (Slide). Per scegliere un tipo di layout della diapositiva, bisogna fare clic sulla freccia accanto all’icona Nuova diapositiva (New slide).

 

Con un clic sul pulsante  Condividi (Share) o selezionando il comando Condividi (Share) dal menù File (File), si apre la finestra Impostazioni di condivisione (Sharing settings), che rende possibile di:

• copiare un Link da condividere (Link to share), visibile solo alle persone che gli hanno accesso attraverso uno dei servizi offerti (Gmail, Google+, Facebook, Twitter)
• determinare Chi ha accesso (Who has access) al documento – con un clic sul comando Cambia… (Change…), si apre una finestra in cui è possibile impostare le Opzioni di visibilità (Visibility) del documento:
  • Pubblica sul Web (Public on the web),
  • Chiunque abbia il link (Anyone with the link) o
  • Condiviso in privato (Private).

Se altre persone hanno accesso al documento, con un clic sul comando Può visualizzare (Can view), è possibile modificare il modo di accedere al documento in Può modificare (Can edit) o Può commentare (Can comment).

• iscrivendo indirizzi email nella casella Invita persone (Invite people), viene determinato chi avrà accesso al documento e il tipo di accesso. Le persone scelte possono ricevere le notifiche via email (Notify people via email) con messaggi appropriati.

I comandi vanno confermati con un clic sul pulsante  Condividi e salva (Save and Share) se ci sono state delle modifiche, oppure con un clic sul pulsante  Annulla (Done) se invece non ci sono state.

 

Figura 61 – Impostazioni di condivisione

Quando il documento è condiviso e salvato, accanto al suo nome nella cartella principale appare anche l’osservazione Condiviso (Shared).

Posizionandosi con il cursore del mouse sopra una selezione di testo desiderata sulla diapositiva, oppure selezionando una parte di testo e schiacciando il pulsante  Commenta (Comments), facciamo apparire un menù con i comandi Notifiche (Notifications) e Commento (Comment).

Selezionando il comando Commenti (Comment), si apre una piccola finestra in cui è possibile iscrivere un commento desiderato. Il commento è confermato con un clic sul pulsante  Commento (Comment). Nella parte laterale della finestra si trovano i dati relativi al commento.

Se adesso si schiaccia il pulsante  Commenti (Comments), apparirà l’elenco di tutti i commenti con i relativi dati. È possibile Rispondere (Reply) a un commento, oppure segnarlo come Risolto (Resolve). Se si desidera riattivare un commento Risolto (Resolve), occorre fare clic sul comando Riapri (Re-open).

Figura 62 – Finestra per inserimento di commenti

Quando il commento è confermato, la finestra del commento è modificata in quanto si aprono le possibilità di Modificare (Edit), Eliminare (Delete) o Risolvere (Resolve) il commento, nonché di Rispondere a questo commento (Reply to this comment).

Figura 63 – Finestra del commento

È possibile attivare il comando Commento (Comment) anche nel documento stesso, posizionandosi accanto alla parola o alla riga che si desidera commentare, oppure selezionandola, e facendo un clic destro.  Si aprirà un menù contestuale in cui occorre selezionare di nuovo il comando Commenta (Comment). Nel menù contestuale è possibile eseguire formattazioni veloci del testo: Taglia (Cut), Copia (Copy) o Incolla (Paste), Cercare (Research), inserire un Commento (Comment), un Link (Link) o un’Animazione (Animate).

Figura 64 – Il menù contestuale all’interno della casella di testo

Con un clic sul pulsante  Commenti (Comments) e selezionando il comando  Notifiche (Notifications), è possibile impostare il tipo di notifiche relative al documento aperto che saranno inviate tramite email:

• Tutte (All) – saranno ricevute tramite email le notifiche di tutti i nuovi commenti,
• Risposte indirizzate a te (Replies to you) – la notifica sarà inviata se qualcuno risponderà al Suo commento, oppure
• Nessuna (None) – non sarà inviata nessuna notifica.

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Autrice: Melani Max

Traduzione: Tihana Filipčić